การวางแผน (Planning) คือ งานที่มีความสำคัญยิ่งในการทำหน้าที่ของนักบริหารและนักวิชาการ ซึ่งองค์การทั้งหลายต่างใช้แผนต่าง ๆ (Plan) เป็นเข็มทิศนำทางหรือเป็นตัวกำหนดแนวทางไปสู่จุดหมายที่ต้องการ และเป็นรากฐานสำคัญของการสร้างความสำเร็จในการบริหารงาน
ความสำคัญของการวางแผน ถือเป็นความรับผิดชอบของนักบริหาร นักบริหารที่ดีจะต้องใช้ทักษะที่สำคัญในการจัดการ 3 ด้าน คือ เก่งงาน (Technical skill), เก่งคน (Human skill) และเก่งคิด (Conceptual skill) นักบริหาร จะต้องใช้ทักษะที่มีเพื่อกำหนดเจตนารมณ์เชิงกลยุทธ์ตามระดับการทำงาน (strategic intent) ในทางวิชาการ เจตนารมณ์เชิงกลยุทธ์หมายถึง จุดมุ่งหมายสูงสุดขององค์การหรือเป้าหมายปลายทางที่องค์การต้องการบรรลุผล ที่มีการประกาศในลักษณะของ วิสัยทัศน์และภารกิจ (Vision and Mission) และจุดมุ่งหมายกับวัตถุประสงค์ (Goals and Objectives)
1.1 วิสัยทัศน์ (Vision) ในการบริหารเชิงกลยุทธ์ วิสัยทัศน์ หมายถึง เจตจำนงหรือความตั้งใจที่กว้างขวางครอบคลุมทุกเรื่องขององค์การ และที่สำคัญมากคือ คิดไปข้างหน้า (Forward thinking) วิสัยทัศน์เป็นการแสดงให้เห็นถึง ความคาดหวังในอนาคตโดยมิได้ระบุวิธีการดำเนินงาน วิสัยทัศน์ที่มีประสิทธิภาพมากที่สุด คือ สิ่งที่สามารถจุดประกายความคิดให้แก่ผู้ปฏิบัติงานในองค์การที่จะร่วมกันทำงานเพื่อมุ่งไปสู่สภาพที่ดีที่สุด (The best) มากที่สุด (The most) และยิ่งใหญ่ที่สุด (The greatest)
1.2 ภารกิจ หรือพันธกิจ (Mission) เพื่อให้วิสัยทัศน์ที่กำหนดซึ่งมักมีสภาพที่ค่อนข้างเป็นนามธรรมสามารถแปรเปลี่ยนเป็นรูปธรรม คือ เป็นสิ่งที่เห็นได้ หรือเป็นจริงได้ในปัจจุบัน จึงจำเป็นต้องกำหนดภารกิจหรือพันธกิจขึ้น ข้อความที่แสดงแนวคิดและวิธีการดำเนินงานเพื่อบรรลุถึงวิสัยทัศน์ที่กำหนดไว้แล้ว แนวคิดทางการบริหารของปีเตอร์ ดรัคเกอร์ กล่าวว่า การกำหนดภารกิจขององค์การที่ดี คือ การที่นักบริหารจะต้องตอบคำถามต่อไปนี้ให้ชัดเจน
- ธุรกิจของเรา คืออะไร (What is our business ?)
- ลูกค้าของเรา คือใคร (Who is our customer ?)
- คุณค่าหรือค่านิยมที่ลูกค้าต้องการ คืออะไร (What is value to the customer ?)
- ธุรกิจของเราจะเปลี่ยนแปลง อย่างไรต่อไป (What will be our business ?)
- ธุรกิจของเราควรมีลักษณะ เช่นใดในอนาคต (What should our business be ?)
1.3 จุดมุ่งหมาย (Goals) เพื่อให้ภารกิจที่วางไว้มีความเป็นไปได้อย่างชัดเจนมากยิ่งขึ้น จุดมุ่งหมายคือผลลัพธ์ขั้นสุดท้าย (End results) ที่กิจการหนึ่ง ๆ วางไว้ล่วงหน้า เพื่อบรรลุภารกิจที่กำหนดไว้
1.4 วัตถุประสงค์ (Objectives) เพื่อให้จุดมุ่งหมายด้านต่าง ๆ ที่กำหนด สามารถนำไปสู่การดำเนินงานได้ จึงจะต้องระบุลักษณะของผลงานที่จะปฏิบัติ (Outputs) ซึ่งจะมีองค์ประกอบที่สำคัญ ๔ ประการ คือ
- คุณลักษณะของผลงาน (Attributes)
- เครื่องชี้วัด (Index)
- เป้าหมาย (Target)
- ห้วงเวลา (Time frame)
เพื่อประโยชน์ในการวิเคราะห์และตรวจสอบวัตถุประสงค์ หลักนิยมที่ใช้กันในหมู่นักวางแผน คือ หลัก SMART หรือ SMART Principle เป็นการตรวจสอบวัตถุประสงค์และเป้าหมายที่คำนึงถึงหลักความสำคัญ 5 ประการ คือ
1. ต้องมีความเป็นไปได้ และระบุเครื่องชี้วัดที่ชัดเจน (Sensible and Specific = S)
2. ต้องระบุเป้าหมายที่วัดได้ (Measurable Targets = M)
3. ต้องระบุผลที่ต้องการ กับสามารถมอบหมายได้ (Attainable and Assignable = A)
4. ต้องอธิบายได้ และทำให้เป็นจริงได้ (Reasonable and Realistic = R)
5. ต้องกำหนดกรอบเวลาอย่างเหมาะสม (Time available = T)
1.5 แผนหรือกลยุทธ์ (Plans of Strategies) สิ่งที่จะกำหนดในระดับล่างสุด คือ แผนต่าง ๆ ที่จะบรรลุกลยุทธ์และกลวิธี (Strategies and Tactics) ที่มอบหมายให้นักบริหารระดับต้นรับผิดชอบ เพื่อการดำเนินงานทั้งในส่วนของงานประจำและงานชั่วคราวหรือโครงการอย่างไร ซึ่งถือเป็นการกำหนดวิธีการ (Means) การวางแผนในระดับล่างสุดนี้ จะประกอบด้วยการวางแผนการดำเนินงาน (Operation Plans) ที่ชี้ให้เห็นว่าองค์การจะมอบหมายให้พนักงาน
1. ทำกิจกรรมที่เป็นงานประจำอะไรบ้าง อย่างไร
2. แต่ละกิจกรรมจะได้รับการจัดสรรทรัพยากรในรูปของงบประมาณ และอัตรากำลังเท่าไร
3. การมอบหมายอำนาจหน้าที่และความรับผิดชอบแก่ผู้ปฏิบัติงาน
4. การจัดวางกำหนดการ หรือตารางเวลา การทำงาน (Scheduling) เพื่อใช้เป็นฐานในการกำหนดจุดตรวจสอบและรายงานผล การทำงาน
---------------------------------------------
---------------------------------------------
ดูเพิ่มเติมในเรื่องที่เกี่ยวข้องได้ที่
E-Book แนะนำแหล่งเรียนรู้ออนไลน์ สำนักงาน กพ. (OCSC-E-learning)
VDO แนะนำ Youtube สำนักงาน กพ. (OCSC-Youtube)
---------------------------------------------
ที่มาภาพและรวบรวมโดย www.iok2u.com
-------------------------------------------------
สนใจเรื่องราว การวางแผนกลยุทธ (Strategic Planning) เพิ่มเติมคลิกที่นี่
Plan การวางแผนกลยุทธ (Strategic Planning) รวมข้อมูล
-------------------------------------------------