HR แนวคิดในการจัดกลุ่มผลการปฏิบัติงานและศักยภาพในการทำงาน (The Performance / Potential Grid)
แนวคิดในการวางแผนเพื่อบริหารทรัพยากรบุคคลากร โดยใช้หลักการจัดกลุ่มจากผลการปฏิบัติงานและศักยภาพในการทำงาน (The Performance / Potential Grid) โดยสามารถทำการวัดผลพนักงานที่พิจารณาจากข้อมูล ด้านผลงาน (Performance) และด้านศักยภาพ (Potential) มาทำการจัดกลุ่มเพื่อทำการพัฒนาปรับปรุง โดยอาจแบ่งพนักงานออกเป็น 4 กลุ่ม และกำหนดแนวทางในการจัดที่แตกต่างกันตามความเหมาะสม เช่น
1. ดาวเด่น (Star) เป็นกลุ่มของบุคลากรที่มีผลการปฏิบัติงานที่สูง (High Performance) และศักยภาพสูง (High Potential) คนกลุ่มนี้นับเป็นส่วนหนึ่งในความสำเร็จและมีส่วนในการสร้างความเป็นเลิศให้กับองค์กร เป็นกลุ่มที่มีคุณลักษณะโดดเด่นเกินความคาดหวังขององค์กร มีผลการทำงานได้ดีกว่าเป้าหมายที่กำหนดไว้เสมอ และการที่เป็นคนที่มีศักยภาพสูงมากมีความสามารถหลากหลายและมีการพัฒนาตนเองอยู่ตลอดเวลา เป็นคนกลุ่มแรกที่องค์กรควรจะกำหนดแผนในดึงตัวให้ร่วมงานด้วยต่อไป โดยต้องมีการให้ผลตอบแทนหรือผลประโยชน์จูงใจที่เหมาะสมมากพอด้วย
กลยุทธ์ที่ใช้ในการบริหารบุคลากรในกลุ่มนี้ คือ
- กลยุทธ์การมอบหมายงาน (Delegation) เพื่อพัฒนาศักยภาพที่สูงขึ้น โดยสนับสนุนให้มีการเรียนรู้สิ่งใหม่ ๆ
- กลยุทธ์แบบพี่เลี้ยง (Mentoring System) เป็นการถ่ายทอดความรู้ การสอนงาน และให้คำแนะนำอย่างใกล้ชิด
- กลยุทธ์การพัฒนาความก้าวหน้าในสายอาชีพ (Career Advancement) เพื่อใช้เป็นหลักประกันการปฏิบัติงานที่มั่นคง และมีความรัก ความผูกพันต่อองค์กรอย่างต่อเนื่องและยืนยาว
วิธีการดูแลพนักงานกลุ่มนี้ คือ การมอบหมายงานที่ท้าทาย มีผลต่อความสำเร็จในภาพรวมขององค์กร สามารถมอบหมายงานที่มีกระบวนการได้ เพื่อให้มีโอกาสในการสร้างความสำเร็จให้องค์กร และสร้างความภาคภูมิใจให้กับตัวเค้าเอง การพัฒนาพนักงานกลุ่มนี้ควรเสริมทักษะในการบริหารจัดการคน เพราะงานที่ได้รับมอบหมายส่วนใหญ่จะต้องใช้การทำงานร่วมกับคนอื่นๆ หรือ ทักษะในการบริหารจัดการงานให้ได้ตามแผนงาน เพื่อให้สามารถจัดลำดับ และบริหารงานที่มีปริมาณมากและยากให้ได้อย่างดี ไม่งั้นจะทำให้พนักงานกลุ่มนี้รู้สึกว่ามองไม่เห็นโอกาสในความสำเร็จ และหมดพลังไปในที่สุด
2. ม้างาน (Workhorse) เป็นกลุ่มของบุคลากรที่มีผลการปฏิบัติงานสูง (High Performance) แต่ศักยภาพต่ำ (Low Potential) มีความขยันเพียรพยายามในการปรับปรุงการทำงานให้ดีขึ้น จัดเป็นกลุ่มที่มีคุณลักษณะเกินความคาดหวังขององค์กร คนกลุ่มนี้ยังนับได้ว่าเป็นคนที่สร้างผลงานให้องค์กรได้ในระดับดี สั่งการมอบหมายงานได้สามารถทำตามที่มอบหมายได้หมดและทำได้โดยไม่มีปัญหา แต่คนกลุ่มนี้จะไม่ได้มีศักยภาพสูงมากและยังมีความสามารถไม่หลากหลายมากนัก หากให้คิดหรือช่วยวางแผนงานใหญ่ยังไม่สามารถทำได้ดีนัก แต่กลุ่มนี้ในส่วนองค์กรก็ยังจำเป็นที่จะต้องดูแลและเก็บคนในกลุ่มนี้ไว้ช่วยเหลืองานประจำวัน
กลยุทธ์ที่ใช้ในการบริหารบุคลากรในกลุ่มนี้ คือ
- กลยุทธ์การสอนงาน (Job Instruction) ด้วยการเตรียมการสอน การสาธิต/การแสดง การให้ลองปฏิบัติ และการให้ทำงานจริง
- กลยุทธ์การฝึกอบรมเฉพาะในงาน (On the Job Training – OJT) เป็นการฝึกอบรมให้ทราบถึงสภาพการทำงานที่ต้องปฏิบัติจริงโดยการเรียนรู้ด้วยการลงมือหรือลงแรงกระทำ
- กลยุทธ์การให้คำปรึกษา และการกระตุ้นจูงใจเพื่อเป็นการสร้างขวัญและกำลังใจในการปฏิบัติงาน
วิธีการดูแลพนักงานกลุ่มนี้ คือการพัฒนาก็มุ่งเน้นการสร้างทักษะในการทำงานที่มอบหมายให้มีความเชี่ยวชาญเพื่อลดระยะเวลา และเพิ่มความถูกต้องแม่นยำ เป็นต้น การดูแลรักษาพนักงานกลุ่มนี้ คือมุ่งเน้นการสร้างสภาพแวดล้อมในการทำงานที่ทำให้มีความผ่อนคลาย มีกิจกกรรมที่เปิดโอกาสให้ได้ทำร่วมกันระหว่างทีมงาน ดูแลความเป็นอยู่ให้มีความสุขสบายทั้งกายและใจ เป็นต้น เพื่อให้เขารู้สึกว่าเป็นส่วนหนึ่งขององค์กร
3. เด็กใหม่ช่างสงสัย (Problem Child) เป็นกลุ่มของบุคลากรที่มีผลการปฏิบัติงานต่ำ (Low Performance) แต่ศักยภาพสูง (High Potential) คนกลุ่มนี้ค่อนข้างเป็นคนมีความคิดมีศักยภาพในด้านต่าง ๆ แต่ในส่วนของผลงานยังไม่สามารถมีผลงานที่ดีจับต้องได้ชัดเจน ส่วนใหญ่คนกลุ่มนี้ คือ คนที่พึ่งเข้าใหม่หรืออาจย้ายมาร่วมงานใหม่ อาจมีหน่วยก้านดีแต่ยังอยู่ในช่วงระยะเวลาที่ต้องการการปรับตัว ซึ่งต้องให้โอกาสและให้เวลาในการพัฒนาผลงาน องค์กรจำเป็นต้องลงทุนในการพัฒนาที่ต่อเนื่องและหาวิธีจูงใจเพื่อรักษาคนกลุ่มนี้ไว้ จัดเป็นกลุ่มที่มีคุณลักษณะอยู่ในความคาดหวังขององค์กรในการพัฒนาต่อไป
กลยุทธ์ที่ใช้ในการบริหารบุคลากรในกลุ่มนี้ คือ
- กลยุทธ์การมอบหมายงาน (Delegation)
- กลยุทธ์การให้คำปรึกษาหารือ (The guidance consults)
- กระบวนการสอนงานแบบโค้ช (Coaching) เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานโดยการให้คำแนะนำ คำชี้แนะ วิพากษ์วิจารณ์ ตลอดจนให้ข้อเสนอและคำปรึกษาอย่างใกล้ชิด
- กลยุทธ์การหมุนเวียนเปลี่ยนงาน (Job Rotation) เพื่อสร้างความเข้าใจและความสัมพันธ์อันดีในส่วนงานต่างๆ เพื่อให้ได้ตระหนักว่างานในทุกส่วนงาน ทุกแผนกล้วนแต่มีความสำคัญเท่าเทียมกัน ซึ่งถ้าจะก้าวไปสู่ตำแหน่งบริหารจะเกิดความรู้ ความเข้าใจงานในทุกๆ ด้านได้เป็นอย่างดี
- กลยุทธ์การติดตามควบคุมคุณภาพใช้กิจกรรมกลุ่ม QCC (Quality Control Cycle) คือกิจกรรมการสร้างความร่วมมือร่วมใจในการสร้างผลงานให้ได้คุณภาพตามเป้าหมาย โดยการค้นหาจุดอ่อนและหาสาเหตุแห่งปัญหา แล้วระดมปัญญาแก้ไขปรับปรุงและวางแผนคุณภาพอย่างเป็นระบบ
วิธีการดูแลพนักงานกลุ่มนี้ คือ
ในความจริงแล้วส่วนใหญ่จะอยู่ในระดับที่มีค่าตอบแทนที่สูงในระดับหนึ่งอยู่แล้ว แต่หัวหน้าหรือองค์กรต้องเพิ่มการให้โอกาสในการแสดงความสามารถ และทำให้คนกลุ่มนี้มองเห็นโอกาสในการเติบโตหากเขาสามารถทำได้ตามเป้าหมาย โดยจะต้องไม่ปิดกั้นการซักถาม และไม่เบื่อกับการอธิบาย
สิ่งสำคัญที่สุด คือ หัวหน้าต้องทำหน้าที่ในการสร้างแรงบันดาลใจในการทำงานให้กับคนกลุ่มนี้ ในบางครั้งอาจมีพนักงานกลุ่ม ที่มีความสามารถหลายคนที่หล่นมาอยู่ในกลุ่มนี้ เพราะขาดการกระตุ้นจากหัวหน้างานดังนั้นคนเป็นหัวหน้าต้องสามารถเป็น Mental Coach ที่ดีให้ได้
4. ต้นไม้ที่ตายแล้ว (Deadwood) เป็นกลุ่มของบุคลากรที่มีผลการปฏิบัติงานต่ำ (Low Performance) และยังมีศักยภาพในงานที่ต่ำ (Low Potential) คนในกลุ่มนี้เป็นประเภทที่ไม่มีทั้งผลงานและยังเป็นคนที่ไม่มีศักยภาพ ไม่ว่าจะมอบหมายงานอะไรให้ไปก็ไม่สามารถทำให้บรรลุเป้าหมายได้เลย อาจมีสาเหตุมาจาก ความไม่พร้อม ความไม่พึงพอใจในระบบงาน อาจมีปัญหาด้านสุขภาพหรือเรื่องส้่วนตัว หรือการไม่ได้รับความยุติธรรมในการทำงาน จัดเป็นกลุ่มที่มีคุณลักษณะต่ำกว่าความคาดหวังขององค์กร
กลยุทธ์ที่ใช้ในการบริหารบุคลากรในกลุ่มนี้ คือ
- กลยุทธ์การสั่งงาน (Job Assignment) เป็นการฝึกฝนด้วยวิธีมอบหมายภาระหน้าที่ และติดตามตรวจสอบตลอดจนประเมินผลทางบวกอย่างสร้างสรรค์ โดยการบอกในสิ่งที่เขาปฏิบัติอย่างตรงไปตรงมา ด้วยวิธีการบอกให้รู้จุดที่ไม่ถูกต้องให้คำแนะนำ
ช่วยแก้ไขปัญหา และลองให้ทำใหม่
- กลยุทธ์การฝึกอบรมเฉพาะในงาน (On the Job Training: OJT) เป็นการฝึกอบรมให้ทราบถึงสภาพการทำงานที่ต้องปฏิบัติจริงโดยการเรียนรู้ด้วยการลงมือหรือลงแรงกระทำและกลยุทธ์แบบพี่เลี้ยง (Mentoring System) เป็นการถ่ายทอดความรู้ การสอนงาน และให้ค าแนะนำอย่างใกล้ชิด
วิธีการดูแลพนักงานกลุ่มนี้ คือ
ในการพัฒนาหัวหน้าต้อง Coach ให้พนักงานกลุ่มนี้เข้าใจและยอมรับตัวชี้วัดผลงาน และกระตุ้นให้เปลี่ยนพฤติกรรมในการทำงานให้มุ่งมั่นและทุ่มเทมากขึ้นอย่างเห็นได้ชัดต้องมีการกระตุ้นเขาสม่ำเสมอ ในทางกลับกันต้องสังเกตดูการตอบสนองด้วย มีการปรับปรุงได้ไหม หากยังถ้าไม่ตอบสนองต่อการกระตุ้นก็มักจะจบลงที่การลาออกไปเอง หรือถูกกดันจากสภาพแวดล้อมจนไม่สามารถทนอยู่ในองค์กรได้อย่างภาคภูมิใจอีกต่อไป
การนำหลักการจัดกลุ่มบุคลากรจากผลการปฏิบัติงานและศักยภาพในการทำงาน มาเป็นกรอบแนวทางในการวางแผนทำให้สามารถพิจารณาจัดแบ่งกลุ่มบุคคลากรที่มีอยู่ในองค์กร ซึ่งในแต่ละองค์กรนั้นอาจจะมีบุคคลไม่ครบทั้ง 4 กลุ่มก็ได้ การจัดการก็ขึ้นอยู่กับการที่ผู้บริหารจะเลือกใช้กลยุทธ์ใดในการบริหารบุคลากรในแต่ละกลุ่ม