CT51 โลจิสติกส์กับการบริหารงานโครงการ (ตอนที่ 2): การวางแผนโครงการ (Project Planning)
ลิขสิทธิ์ สำนักโลจิสติกส์
กรมอุตสาหกรรมพื้นฐานและการเหมืองแร่
ดร. พงษ์ธนา วณิชย์กอบจินดา
บทนำ
จากที่ได้กล่าวมาแล้วในเบื้องต้นจาก “โลจิสติกส์กับการบริหารโครงการ ตอนที่ 1” การแข่งขันทางธุรกิจได้ทวีความรุนแรงขึ้น ต้นทุนของปัจจัยพื้นฐานของการผลิต เช่น วัตถุดิบ ต้นทุนค่าแรงงานขั้นต่ำที่สูงขึ้น 230 บาท[1] ในเขตกรุงเทพมหานคร และปริมณฑล เช่น สมุทรปราการ สมุทรสาคร ปทุมธานี นนทบุรี เป็นต้น และต้นทุนด้านพลัง โดยเฉพาะราคาน้ำมันดีเซล[2]ที่ปรับตัวเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็ว ในระยะเวลา จาก เดือน มกราคม ถึง มิถุนายน 2551 โดยมีการปรับราคาเพิ่มขึ้นจากประมาณ 29 บาท จน ถึง ประมาณ 41 บาท ในปัจจุบัน (มิถุนายน 2552) จากสถานการณ์ข้างต้นนี้ได้ส่งผลกระทบซึ่งทำให้องค์กรต่าง ๆ มี ต้นทุนในการดำเนินงานที่สูงขึ้น ดังนั้นหากองค์กรธุรกิจไม่มีการวางแผน การกำหนดทิศทางขององค์กร หรือการกำหนดแนวทางในการปฏิบัติงานที่ดีไว้ล่วงหน้าอาจทำให้องค์กร ไม่สามารถดำเนินการไปจนบรรลุตามวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้ได้ ดังนั้น การวางแผนและการบริหารโครงการจึงเข้ามามีบทบาทสำคัญในการจัดสรร และการใช้ทรัพยากรที่มีอยู่อย่างจำกัดของในแต่ละองค์กรนั้นให้เกิดประสิทธิภาพ อย่างสูงสุดเพื่อนำไปสู่การบรรลุเป้าหมายและความสำเร็จขององค์กร
จะเห็นได้ว่าโครงการให้สำเร็จลุล่วงไปด้วยดีและมีประสิทธิภาพทั้งในด้าน ต้นทุน คุณภาพ และให้อยู่ในกรอบระยะเวลาที่กำหนด ได้จะต้องอาศัยหลักของการจัดการโลจิสติกส์ ซึ่งก็คือ การจัดส่ง การบริหารงาน การควบคุมระบบจัดซื้อและส่งวัตถุดิบ ที่ถูกต้อง ถูกสถานที่ และถูกต้องตามเวลานัดหมาย เพื่อที่จะลดการสูญเสียอันเนื่องมาจากความผิดพลาด และการทำงานซ้ำซ้อน ซึ่งก็คือหลักการของการจัดการโลจิสติกส์ที่มีประสิทธิภาพนั้นเอง การบริหารโครงการจะประสบความสำเร็จนั้นจะต้องบริหารภายใต้กรอบของระยะเวลา คุณภาพ การวางแผนงานที่มีประสิทธิภาพ การจัดส่งที่ตรงตามเวลา การบริหารต้นทุนที่มีประสิทธิภาพ เป็นต้น ดังนั้นจึงสรุปได้ว่าการบริหารโครงการจะประสบความสำเร็จตามเป้าหมายได้จะต้องมีการบริหารจัดการ โลจิสติกส์ที่มีประสิทธิภาพ
ฉะนั้นในการบริหารโครงการให้ประสบความเสร็จโดยใช้เทคนิคการจัดการโลจิสติกส์มาประยุกต์ใช้นั้นจะต้องประกอบด้วย กิจกรรมดังต่อไปนี้ 1) การวางแผนโครงการ (Project Planning); 2) การวางแผนการจัดซื้อ และการจัดส่งวัตถุดิบ (Raw Material Purchasing and Delivery); 3) การบริหารงานคุณภาพ และการประกันคุณภาพ; 4) การควบคุมและติดตามโครงการ; การควบคุมต้นทุน และงบประมาณ (Cost and Budget Control); 6) การจบโครงการ
การวางแผนโครงการ (Project Planning)
การวางแผนโครงการ (Project Planning) คือ ความพยายามในการวางแผน การกำหนดกลยุทธ์ล่วงหน้าหรือการคาดกการณ์ล่วงหน้า เกี่ยวกับกิจกรรมในการดำเนินงานต่าง ๆ ขั้นตอน การวางแผนด้านการเงินรายรับและค่าใช้จ่าย การวางแผนบุคลากร ภายในกรอบระยะเวลาการดำเนินงานที่กำหนดไว้หรือในโครงการ รวมถึงผลประโยชน์ที่จะได้รับ เมื่อเปรียบเทียบกับ หลักของการจัดการโลจิสติกส์ จะต้องมีการวางแผน การจัดส่ง การบริหารงาน การควบคุมระบบจัดซื้อและส่งวัตถุดิบ ที่ถูกต้อง ถูกสถานที่ และถูกต้องตามเวลานัดหมาย การร่วมกันคาดการณ์ การพยากรณ์ การรับสินค้า ซึ่งจะต้องมีการร่วมมือกันระหว่างผู้ผลิต ผู้บริโภค และผู้ขนส่ง รวมถึงการวางแผนในด้านการบริหารงานเชิงพฤติกรรมของกลุ่มองค์กรที่เกี่ยวข้อง และ รวมถึงหลักการกฎหมายและข้อบังคับต่าง ๆ (ดังแสดงในแผนภาพที่ 1) เพื่อให้ผู้บริหารและบุคลากรคาดคะเนทิศทางหรือสถานการณ์ที่อาจเปลี่ยนแปลงในอนาคต รวมถึงลดผลกระทบที่อาจเกิดขึ้นจากการเปลี่ยนแปลงในอนาคต ซึ่งก็คือหลักการของการจัดการโลจิสติกส์ที่มีประสิทธิภาพนั้นเอง ดังที่ International Project Management Association (IMPA)[3] จึงได้ให้แนวทางในการวางแผนการบริหารโครงการอย่างมีประสิทธิภาพเพื่อเพิ่มศักยภาพในการแข่งขันซึ่ง IMPA ได้ใช้นิยามของการเพิ่มความสามารถนี้ ด้วยหลัก 3 ประการ คือ 1) Contextual Competence; 2) Behavioral Competence และ 3) Technical Competence ดังแสดงในแผนภาพที่ 2 เพื่อให้การบริหารโครงการในงานการจัดการโลจิสติกส์จะประสบความสำเร็จนั้นจะต้องบริหารภายใต้กรอบของระยะเวลา คุณภาพ การวางแผนงานที่มีประสิทธิภาพ การจัดส่งที่ตรงตามเวลา การบริหารต้นทุนที่มีประสิทธิภาพ
ซึ่งการการวางแผนโครงการนั้นได้มีวัตถุประสงค์หลัก 3 ประการดังนี้
- เพื่อกำหนดแผนการปฏิบัติงานเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย
- เพื่อลดกระทบที่เกิดจากการเปลี่ยนแปลงจากทั้งจาก ปัจจัยภายใน เช่น การเข้าออกของบุคลากร และปัจจัยภายนอก เช่น การปรับตัวเพิ่มขึ้นของราคาน้ำมันอย่างรวดเร็ว การปรับอัตราดอกเบี้ย เป็นต้น
- เพื่อเป็นการกำหนดคุณภาพและมาตรฐานของการทำงานเพื่อให้บรรลุความต้องการของลูกค้า
แผนภาพที่ 1 กิจกรรมต่าง ๆ ในการบริหารโครงการงานการจัดการโลจิสติกส์
แผนภาพที่ 2 แนวทางสู่ความสำเร็จในการวางแผนโครงการตามแนวทางปฏิบัติของ IMPA
ขั้นตอนของการวางแผนโครงการ
เนื่องจากในการบริหารงานนั้นมีลักษณะที่แตกต่างกันโดยเฉพาะการบริหารการจัดการโลจิสติกส์ เช่น การบริหารงานขนส่งและกระจายสินค้า การบริหารคลังสินค้า หรือแม้กระทั่งงานบริหารจัดการเอกสารต่าง เป็นต้น จึงเป็นการยากที่จะกำหนดวิธีการลงไปอย่างตายตัวว่าในงานในแต่ละแบบจะมีต้นแบบหรือแบบอย่างการทำงานอย่างไร และงานในแต่ละแบบก็เกิดในทั้งเวลา สถานที่ และปัจจัยองค์ประกอบที่แตกต่างกัน แต่อย่างไรก็ตามในการบวนการวางมักจะมีสิ่งที่เหมือนกันอยู่ก็คือ โครงการจะทำอะไร อย่างไร เมื่อไร มีการควบคุมและการตรวจติดตามอย่างไร และสุดซึ่งเป็นสิ่งสำคัญที่สุด โดยเฉพาะการบริหารงานโครงการงานด้านโลจิสติสติกส์ คือ การประเมินความพึงพอใจจากลูกค้า
ดังนั้นในการวางแผนโครงการจะประกอบด้วย ขั้นตอนพื้นฐาน ดังนี้
ขั้นตอนที่1 การกำหนดเป้าหมายโครงการ (Project Goal)
ในลำดับแรกของการบริหารโครงสิ่งที่ต้องกำหนดและเป็นปัจจัยที่สำคัญสู่ความสำเร็จนั่นก็คือ เป้าหมายของโครงการ ซึ่งผู้บริหารหรือผู้ที่เกี่ยวข้องเช่น ผู้บริหารโครงการ ลูกค้า เจ้าของทุนฯ จะต้องมีความมุ่งหมาย ความเข้าใจ และเป้าหมายเดียวกัน รวมถึงขอบเขตหน้าที่ความรับผิดชอบ ความชัดเจนในการได้แบ่งปันผลตอบแทน และความรับผิดชอบหากเกิดผลกระทบต่างๆ ที่อาจเกิดขึ้นกับโครงการ ซึ่งหลักสำคัญ 6 ประการที่จะทำให้โครงการบรรลุตามเป้าหมายสำหรับทุกโครงการนั่นคือ
- ผลตอบแทนโครงการ/ความรับผิดชอบการเกิดผลกระทบด้านในลบต่างๆ
- ขอบเขตและหน้าที่ความรับผิดชอบในโครงการ
- โครงการเสร็จสิ้นสมบูรณ์ตามกรอบระยะเวลา
- โครงการเสร็จสิ้นสมบูรณ์ตามกรอบงบประมาณ
- โครงการเสร็จสิ้นสมบูรณ์ตามกรอบของระดับคุณภาพที่ได้กำหนดไว้
- โครงการดำเนินการได้ตามแนวทางที่ผู้ว่าจ้างต้องการ
ขั้นตอนที่ 2 การกำหนดแผนแนวทางการดำเนินโครงการ (Project Deliverable)
จากนั้นนำเป้าหมายที่กำหนดไว้ดังขั้นตอนที่ 1 มากำหนดวิธีการปฏิบัติ โดยการสัมพันธ์กับกิจกรรมว่ากิจกรรมใดควรเกิดขึ้นก่อนและหลัง และกิจกรรมใดมีความสัมพันธ์กับกิจกรรมใดภายในระยะเวลาการเริ่มต้นและจบ และงบประมาณรวมถึงการเบิกจ่ายในการดำเนินโครงการที่สัมพันธ์กับกรอบระยะเวลารวมของโครงการ ดังแสดงในแผนภาพที่ 3
ขั้นตอนที่ 3 การกำหนดกรอบระยะเวลา (Project Schedule)
เมื่อได้ขั้นตอนต่างตามกรอบระยะเวลาและงบประมาณการเบิกจ่าย แล้วให้นำมาแสดงในรูปของตารางแผนการดำเนินการ (Gantt Chart) ดังแสดงในแผนภาพที่ 3
แผนภาพที่ 3 ตัวอย่างตารางและแผนการดำเนินงานภายกรอบระยะเวลาและแผนการงบประมาณการเบิกจ่ายของโครงการ
ขั้นตอนที่ 4 การวางแผนสนับสนุน (Supporting Plan)
ในการบริหารโครงการ โครงการไม่ประสบความสำเร็จหากขาดแผนการสนับสนุนที่ดี ซึ่งได้แก่ การกำหนดแผนการใช้ทรัพยากรและบุคลากร เพราะการดำเนินโครงการมันจะมีการเปลี่ยนแปลงการใช้อัตรากำลังคนอยู่เสมอทั้งในด้านพนักงานเข้าใหม่และลาออก หรือ การใช้ทรัพยากรบุคคลที่ไม่เท่ากันในแต่ละช่วง ดังนั้นผู้บริหารโครงการจะต้องมีแผนการเตรียมอัตราบุคลากร ให้มีใช้อย่างพอเพียงและมีประสิทธิภาพทั้งยังสามารถป้องการลาออกจากงานของบุคลากรหลังในการดำเนินการอีกด้วย การวางแผนบุคลากร ได้แสดงดังแผนภาพที่ 4 และ 5 ในการวางแผนบุคลากรยังนำมาใช้ประโยชน์ในกิจการโลจิสติกส์ได้อีกด้วย ยกตัวอย่างเช่น การวางแผน Outsource เนื่องจากบางกิจการอาจมีความจำเป็นที่จะต้อง Outsource แต่เพียงแค่บางช่วงซึ่ง หากผู้ประกอบการโลจิสติกส์นั้นสามารถวางแผนความต้องการบุคลากรได้ดี ก็จะสามารถรู้ได้อย่างแน่ชัดว่าจะต้องการ Outsource ปริมาณเท่าไร และเมื่อใด ซึ่งจะสามารถสร้างความได้เปรียบในด้านการบริหารต้นทุนให้ได้อย่างมีประสิทธิภาพและเพิ่มความสามารถในการแข่งขั้นได้อีกด้วย
แผนภาพที่ 4 ตารางการประมาณการใช้บุคลากร
แผนภาพที่ 5 แผนภาพแสดงปริมาณความต้องการใช้บุคคลากรรายเดือน
เนื่องจากในการบริหารโครงจะมีการร่วมมือระหว่างหน่วยงานต่างๆ ทั้งระหว่างภายองค์กร และภายนอกองค์กรดังนั้นผู้บริหารควรจะต้องมี การกำหนดผังองค์กร และผังการสื่อสารข้อมูลต่าง (Interface Matrix) รวมถึง Point of Contact (Communication Plan) เพื่อป้องกันความผิดพลาดดังแสดงในแผนภาพที่ 6 และ 7
แผนภาพที่ 6 Interface Matrix
แผนภาพที่ 7 Point of Contact ดัง Communication Plan ตามแผนภาพที่ 6
ในลำดับสุดท้ายแผนสนับสนุนในการวางแผนโครงที่สำคัญแผนสุดท้าย คือการวางแผนป้องกันความเสี่ยง (Risk Management Plan) เนื่องจากหนึ่งในวัตถุประสงค์หลักของการวางแผนโครงการก็คือการลดความเสี่ยงที่อาจจะเกิดในอนาคตในขณะที่โครงการดำเนินการ ซึ่งผู้ประกอบการจะคาดการณ์ความเสี่ยงที่จะเกิดขึ้นอนาคต ซึ่งการวางแผนป้องกันความเสี่ยงผู้ประกอบการอาจมองในรู้รูปของการวางงบประมาณโดยใช้หลักการของ “In worst case estimation” เช่น “จะต้องจ่ายมากที่สุดเท่าใด แล้วมีผลกระทบกับโครงการน้อยที่สุด” ในอนาคตหากราคาค่าน้ำมันเพิ่มขึ้นแล้วองค์กรจะมีโครงสร้างต้นทุนเท่าไร เปลี่ยนแปลงไปอย่างไร และจะสามารถแข่งขั้นได้ด้วยราคาเท่าใดดังดังอย่างในแผนภาพที่ 8 และสุดท้ายแผนการด้านการเตรียมบุคลากร เช่น หาก Key Staff ที่สำคัญลาออกไปร่วมงานกับบริษัทคู่แข่งในระหว่างโครงการยังดำเนินงานควรจะมีการวางแผนแก้ไขอย่างไร ควรมีการวางแผนฝึกบุคลากรแบบใด
แผนภาพที 8 ตัวอย่างตารางการประมาณผลกระทบของต้นการประกอบการขององค์กรต่อ
ผลกระทบการเพิ่มขึ้นของราคาน้ำมัน
[1] ประกาศคณะกรรมการค่าจ้างเรื่อง อัตราค่าจ้างขั้นต่ำ กรมสวัสดิการและคุ้มครองแรงงาน available online at [http://www.labour.go.th/news/file/minimumWage.pdf]
[2] การปิโตรเลียมแห่งประเทศไทย available online at [http://www.pttplc.com/TH/nc_oi.aspx?]
[3] International Project Management Association (IMPA) available on at [http://www.ipma.ch/Pages/default.aspx]
--------------------------------
สนใจบทความฉบับสมบูรณ์เพิ่มเติม ดาวน์โหลดที่เอกสารแนบด้านล่าง
สนใจบทความอื่นในชุดนี้คลิกดูได้ตามหัวข้อด้านล่าง
CT51 เอกสารเผยแพร่เรื่อง “การจัดการโลจิสติกส์เพื่อการพัฒนาอุตสาหกรรมอย่างยั่งยืน” ปี 2551
เอกสารเผยแพร่เรื่อง “การจัดการโลจิสติกส์เพื่อการพัฒนาอุตสาหกรรมอย่างยั่งยืน ปี 2551” จึงเป็นการนำบทความดังกล่าวที่น่าสนใจจำนวน 80 บทความ นำมาจัดทำเป็นรูปเล่มเพื่อเป็นอีกช่องทางหนึ่งที่สะดวกสำหรับผู้สนใจในการศึกษากรณีศึกษาความรู้ด้านโลจิสติกส์และโซ่อุปทาน หวังเป็นอย่างยิ่งว่าเอกสารนี้จะเป็นประโยชน์แก่ผู้อ่านให้สามารถนำไปประยุกต์ใช้ในองค์กรได้อย่างมีประสิทธิผล
--------------------------------
ที่มา
เอกสารเผยแพร่เรื่อง “การจัดการโลจิสติกส์เพื่อการพัฒนาอุตสาหกรรมอย่างยั่งยืน” ปี 2551
โดย สำนักโลจิสติกส์ กรมอุตสาหกรรมพื้นฐานและการเหมืองแร่