PM เทคนิคการกำหนดการทำงานเป็นผัง (Flow scheduling techniques)

 

แนวทาง BASCIT ที่ใช้พัฒนาการจัดการเทคโนโลยีสารสนเทศเพื่อเพิ่มศักยภาพการจัดการโซ่อุปทานอุตสาหกรรม * 

 

 

 

เทคนิคการกำหนดการทำงานเป็นผัง (Flow scheduling techniques) 

เมื่องานหลักและงานย่อยถูกกำหนดขึ้นแล้ว ให้ตรวจสอบความสัมพันธ์ระหว่างเหล่านั้น เพื่อดูว่ามีงานใดที่ต้องมีลำดับขั้นพิเศษ และมีงานใดที่สามารถทำงานไปพร้อมกันได้ รวมทั้งร่างกำหนดการทำงานจะต้องมีวันเริ่มต้นและวันสิ้นสุดของทุกกิจกรรม มีระยะเวลาของการทำงานแต่ละงาน และแสดงให้เห็นความขึ้นต่อกันระหว่างงานต่าง ๆ เครื่องมือการบริหารโครงการในการวางผงกำหนดการทำงาน ได้แก่

- แผนภูมิ Gantt จะทำให้เห็นภาพของสถานะโครงการ ซึ่งมีการแสดงให้เห็นถึงระยะเวลาดำเนินการของทั้งโครงการและของงานแต่ละงานในโครงการ รวมทั้งแสดงลำดับของงาน

- สายงานวิกฤติเป็นสายงานที่ยาวที่สุดภายในโครงการ โดยแสดงถึงระยะเวลาดำเนินการโดยรวมของทั้งโครงการ ซึ่งความล่าช้าใดที่อยู่บนสายงานวิกฤติจะทำให้ทั้งโครงการต้องล่าช้าออกไป

- แผนภูมิ PERT และแผนภาพเครือข่าย ซึ่งมีจุดมุ่งหมายเดียวกับแผนภูมิ Gantt แต่จะมีการระบุด้วยว่าสายงานใดเป็นสายงานวิกฤติ รวมทั้งแสดงให้เห็นการขึ้นต่อกันของงานสำคัญทุกงาน

การปรับเปลี่ยนและพิจารณาชั่งน้ำหนัก โครงสร้งงานและการจัดกำหนดการทำงานแสดงให้เห็นถึงความแตกต่างระหว่างสิ่งที่จะเป็นไปได้กับสิ่งที่ถูกกำหนดไว้ในเอกสารอนุมัติโครงการและในความคาดหวังของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ถ้มีความชัดเจนว่าโครงการไม่สามารถจะให้ผลลัพธ์ได้ตามที่ผู้อุปถัมภ์โครงการกำหนดหรือไม่สามารถทำงานได้เสร็จตามกำหนดเส้นตายของผู้อุปถัมภ์ควรดำเนินการ ดังนี้

1. เข้าไปจัดการกับปัญหาแบบเผชิญหน้ด้วยการหารือกับผู้อุปถัมภ์

2. ตั้งคำถามต่อสมมติฐานสำคัญเกี่ยวกับผลลัพธ์ที่คาดว่าจะได้จากโครงการกำหนดเส้นตาย ข้อกำหนดอื่น และทรัพยากรของโครงการ และการปรับเปลี่ยนสมมติฐานสำคัญบางอย่าง เพื่อสร้างความพอใจให้กับผู้อุปถัมภ์โครงการและผู้มีส่วนได้เสีย

3. ทบทวนโครงสร้างงานและการมอบหมายงานตั้งแต่แรก เพื่อหาว่ามีงานชิ้นใดที่ไม่จำเป็นและหาโอกาสที่จะทำให้เสร็จเร็วขึ้นและดีขึ้น

การจัดการความเสี่ยง (risk management)

เป็นส่วนหนึ่งของการวางแผนโครงการ ซึ่งมีการระบุความเสี่ยงที่สำคัญและพัฒนาแผนงานที่จะป้องกัน และ/หรือผลกระทบในเชิงลบจากความเสี่ยงนั้น ทั้งนี้การตรวจสอบความเสี่ยงจะระบุสิ่งที่อาจจะเกิดข้อผิดพลาดได้ โดยใช้วิธีการประชุมเพื่อระดมสมอง ซึ่งเกี่ยวข้องกับหลายคนที่มาจากหลายหน้าที่งาน และมีหลากหลายมุมมองสำหรับการดำเนินการตรวจสอบความเสี่ยง และพัฒนาแผนสำรองสำหรับความเสี่ยงที่สำคัญซึ่งไม่สามารถหลีกเลี่ยงได้ หรือไม่สามารถลดความเสี่ยงนั้นได้มากนัก

การปรับโครงการ

เมื่อระดับความเสี่ยงที่คาดการณ์ไม่ได้มีอยู่สูง โดยมาจาก 3 แหล่งที่มา ได้แก่

1.เทคโนโลยีใหม่ที่เราไม่คุ้นเคย

2.งานชนิดใหม่

3. ขนาดของโครงการซึ่งใหญ่กว่าโครงการอื่นที่ทีมงานเคยมีประสบการณ์มาก่อนเป็นอย่างมาก ควรดำเนินการรับงานขนาดเล็กที่ค่อย ๆ เพิ่มขึ้น ประเมินผลลัพธ์ที่ได้และปรับปรุงแก้ไข หลีกเลี่ยงเวลาตั้งหลักที่ยาวนาน เน้นไปที่การนำเสนอคุณค่าตั้งแต่เนิ่นและจัดคนที่มีทักษะซึ่งสามารถเรียนรู้ ปรับตัวได้เข้ามาร่วมในทีมงานโครงการ

ข้อพึงจำของโครงการที่ควรแก่การใส่ใจ

1. เริ่มต้นโครงการด้วยการประชุมที่ทุกๆ คนในทีมต้องเข้าร่วม โดยในระหว่างการประชุมให้อธิบายเอกสารอนุมัติโครงการ เน้นความสำคัญของเป้าหมายของทีม และเป้าหมายเหล่านั้นไปด้วยกันได้กับเป้าหมายที่ใหญ่กว่าในระดับองค์กรได้อย่างไร

2. การสร้างกลไกที่มีการผสมผสาน กลไกที่มีการผสมผสานช่วยเปลี่ยนกลุ่มของคนไปสู่ทีมที่แท้จริงได้ โดยใช้การประชุมที่มีกำหนดการอย่างสม่ำเสมอ การเชื่อมโยงกันทางด้านการสื่อสาร การใช้พื้นที่ทางกายภาพร่วมกัน และกิจกรรมทางสังคม

3. การตั้งบรรทัดฐานของพฤติกรรม การสร้างสรรค์บรรทัดฐานสำหรับพฤติกรรมในเชิงบวก ได้แก่ การได้รับการยอมรับจากคนอื่นๆ การมาปรากฎตัวในการประชุมตรงเวลาทุกครั้ง การทำงานที่ได้รับมอบหมายและสำเร็จตามกำหนดการ การช่วยเกลือเพื่อร่วมทีมเมื่อพวกเขาต้องการ การวิจารณ์อย่างสร้งสรรค์ และการเคารพในความเห็นที่แตกต่าง

การดำเนินโครงการให้เป็นไปตามทิศทางที่วางไว้

1. การใช้งบประมาณ การตรวจคุณภาพ และจุดตรวจสอบความก้าวหน้า เพื่อติดตามและควบคุมงานโดยใช้งบประมาณเป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์ ในการควบคุมและติดตามผลงานของโครงการ การเบี่ยงเบนจะชี้ให้เห็นเรื่องที่ควรเข้าไปทบทวนและตรวจสอบ โดยควรดำเนินการตรวจสอบคุณภาพเป็นระยะ เพื่อระบุว่าอะไรคือปัญหา จากนั้นให้ค้นหาและจัดการกับสาเหตุนั้น รวมทั้งใช้จุดตรวจสอบความก้าวหน้าที่เสร็จสมบูรณ์แล้วเป็นโอกาสในการฉลองความก้าวหน้าของโครงการ

2. ระมัดระวังความแตกต่างระหว่างคนในทีม เนื่องจากมันเป็นแหล่งที่มาของทั้งจุดแข็งของทีมและความขัดแย้งที่อาจเกิดขึ้น และควรลดทอนความขัดแย้งและพฤติกรรมที่ไม่ให้ความร่วมมือ

3. การขจัดปัญหาให้หมดสิ้นไป โดยใช้ระบบการสื่อสารเพื่อรับรู้ถึงปัญหาและให้สัญญาณสำหรับการตอบสนองต่อปัญหานั้น

การปิดโครงการ

การปิดโครงการ เป็นสิ่งที่สำคัญเท่ากับการริเริ่มต้นโครงการ โดยมีการประเมินผลการปฏิบัติงานของโครงการบนพื้นฐานของวัตถุประสงค์ที่ได้ระบุไว้ในเอกสารอนุมัติโครงการหรือสิ่งที่คาดว่าจะได้รับ และเปรียบเทียบกับกำหนดการและต้นทุน และใช้เอกสารของโครงการเป็นการบันทึกสำหรับการเรียนรู้ในอนาคต รวมทั้งการประชุมอย่างไม่เป็นทางการเพื่อค้นหาปัจจัยต่าง ๆ ที่นำไปสู่ความสำเร็จหรือล้มเหลวและฉลองความสำเร็จ

 

ที่มาภาพและรวบรวมโดย www.iok2u.com

-------------------------------------------------

สนใจเรื่องราว การบริหารโครงการ (Project management) เพิ่มเติมคลิกที่นี่

PM การบริหารโครงการ (Project management)

-------------------------------------------------