พิชิตทุกปัญหาด้วยกลยุทธ์แก้ปัญหา
วางแผนการแก้ปัญหา (Plan the solution) เพื่อก้าวสู่ความสำเร็จ วางแผนการแก้ปัญหาอย่างรอบคอบ
การแก้ปัญหาที่มีประสิทธิภาพ เปรียบเสมือนการเดินทางที่ต้องมีแผนที่ บทความนี้มุ่งนำเสนอแนวทางการ วางแผนการแก้ปัญหา ประกอบไปด้วย การกำหนดเป้าหมายที่ชัดเจน การแบ่งย่อยปัญหา และการวางแผนปฏิบัติการ เพื่อวางรากฐานสู่ความสำเร็จ บรรลุเป้าหมาย และแก้ไขปัญหาได้อย่างมีประสิทธิภาพ
การวางแผนการแก้ปัญหา เป็นขั้นตอนสำคัญที่ช่วยให้เราสามารถแก้ไขปัญหาอย่างมีประสิทธิภาพและเป็นระเบียบ ในบทนี้ เราจะเรียนรู้เกี่ยวกับการกำหนดเป้าหมายที่ชัดเจน การแบ่งย่อยปัญหา เพื่อจัดลำดับความสำคัญ และการกำหนดแผนปฏิบัติการเพื่อสามารถแก้ไขปัญหาได้อย่างมีประสิทธิภาพ
3.1 กำหนดเป้าหมายที่ชัดเจน
การกำหนดเป้าหมายที่ชัดเจน เป็นขั้นตอนสำคัญที่จะช่วยให้ทราบว่า ต้องการบรรลุอะไรและวัตถุประสงค์หลักๆ ของการแก้ไขปัญหานั้น คืออะไร ตัวอย่างเป้าหมายที่ชัดเจนเช่น "เพิ่มผลผลิตของโรงงานให้เพิ่มขึ้น 20% ภายใน 6 เดือน" หรือ "ลดค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานของฝ่ายการผลิตลง 10% ในช่วงระยะเวลา 1 ปี" การกำหนดเป้าหมายชัดเจนจะช่วยให้ทราบว่าต้องดำเนินการอย่างไรเพื่อให้บรรลุผลลัพธ์ที่ต้องการ จุดหมายปลายทางของการแก้ปัญหา เปรียบเสมือนเข็มทิศนำทาง ช่วยให้มุ่งเน้นไปที่สิ่งที่ต้องการบรรลุ ควรมีลักษณะดังนี้
- กำหนดเป้าหมายที่เน้นการแก้ไขปัญหา กำหนดเป้าหมายที่ชัดเจนและเน้นการแก้ไขปัญหาหลักๆ ที่ต้องการแก้ไข
- ระบุเป้าหมายที่เป็นไปได้และมีความเป็นจริง ระบุเป้าหมายที่เป็นไปได้และมีความเป็นจริงในระดับที่สามารถทำได้จริง
- SMART Goals กำหนดเป้าหมายที่เฉพาะเจาะจง (Specific) วัดผลได้ (Measurable) บรรลุได้ (Achievable) เกี่ยวข้อง (Relevant) และมีระยะเวลา (Time-bound)
- เป้าหมายหลัก ระบุเป้าหมายหลักที่ต้องการบรรลุ เป็นภาพรวมของสิ่งที่ต้องการแก้ไข
- เป้าหมายย่อย แบ่งเป้าหมายหลักออกเป็นเป้าหมายย่อยๆ ที่สามารถวัดผลได้ เป็นขั้นตอนที่ชัดเจน
ตัวอย่างปัญหา ยอดขายสินค้าของบริษัทลดลง
- เป้าหมายหลัก เพิ่มยอดขายสินค้า 15% ภายใน 6 เดือน
- เป้าหมายย่อย *เพิ่มจำนวนลูกค้าใหม่ 10% ภายใน 3 เดือน *เพิ่มยอดขายต่อลูกค้า 5% ภายใน 3 เดือน *ลดต้นทุนการผลิต 2% ภายใน 6 เดือน *พัฒนาโปรแกรมการตลาดใหม่ ภายใน 3 เดือน
3.2 แบ่งย่อยปัญหา
การแบ่งย่อยปัญหา ช่วยจัดการปัญหาใหญ่ให้เล็กลง เปรียบเสมือนการแบ่งภูเขาลูกใหญ่ ออกเป็นก้อนหินขนาดเล็กที่สามารถจัดการได้ การแบ่งย่อยปัญหา เป็นขั้นตอนที่ช่วยให้เราสามารถจัดลำดับความสำคัญของปัญหาและการแก้ไขได้โดยมีระเบียบ โดยมักจะมีขั้นตอนดังนี้
- การวิเคราะห์ปัญหา ทำการวิเคราะห์ปัญหาที่ต้องการแก้ไขอย่างละเอียด เพื่อทราบสาเหตุและผลกระทบต่อธุรกิจหรือองค์กร วิเคราะห์ปัญหาอย่างรอบคอบเพื่อให้เข้าใจที่สุด ระบุปัญหาหลัก และแยกปัญหาย่อยออกมา
- การจัดกลุ่มปัญหา จัดกลุ่มปัญหาตามลักษณะและความเกี่ยวข้องกัน เพื่อให้ง่ายต่อการแก้ไข การแยกปัญหาออกเป็นส่วนย่อย แยกปัญหาที่ใหญ่เป็นปัญหาย่อย ๆ เพื่อทำให้ง่ายต่อการจัดการและแก้ไข
- จัดลำดับความสำคัญของปัญหาและการแก้ไข โดยพิจารณาจากผลกระทบที่สำคัญและเร่งด่วน
- วิเคราะห์ปัญหา แยกแยะปัญหาหลักออกเป็นปัญหาที่เล็กลง จัดลำดับความสำคัญ ว่าปัญหาไหนควรแก้ไขก่อน
- กำหนดขอบเขต ระบุขอบเขตของปัญหา ว่าอะไรคือสิ่งที่ต้องแก้ไข อะไรคือสิ่งที่ไม่จำเป็น
ตัวอย่างปัญหา นักเรียนชั้นประถมศึกษาปีที่ 6 ผลการเรียนคณิตศาสตร์ต่ำ
- ปัญหาที่เล็กลง *นักเรียนไม่เข้าใจเนื้อหาบางบท *นักเรียนไม่ตั้งใจเรียน *ครูสอนไม่ชัดเจน * นักเรียนไม่มีสมาธิ *นักเรียนไม่มีแรงจูงใจ
3.3 วางแผนปฏิบัติการ
ลงมือทำตามแผนก้าวสู่เป้าหมาย เปรียบเสมือนแผนที่ ช่วยให้รู้ว่าต้องทำอะไร ทำอย่างไร เมื่อไหร่ ซึ่งควรมีรายละเอียดดังนี้
- ระบุขั้นตอนการดำเนินการ กำหนดขั้นตอน ระบุขั้นตอนที่ชัดเจน ว่าต้องทำอะไร ทำอย่างไร เมื่อไหร่ เป็นลำดับ ระบุขั้นตอนการดำเนินการตามเป้าหมายที่กำหนดไว้ เช่น การวิเคราะห์ข้อมูล การสร้างแผนการดำเนินงาน เป็นต้น
- กำหนดกลยุทธ์และแผนการแก้ไขปัญหา กำหนดกลยุทธ์และแผนการแก้ไขปัญหาอย่างชัดเจนและระบุขั้นตอนการดำเนินการ
- กำหนดผู้รับผิดชอบ ระบุผู้รับผิดชอบแต่ละขั้นตอน ว่าใครต้องทำอะไร กำหนดผู้ดำเนินการแก้ไขปัญหา เพื่อให้มีความรับผิดชอบและประสิทธิภาพในการดำเนินการ
- ระยะเวลา กำหนดระยะเวลาที่เหมาะสมในการดำเนินการแก้ไขปัญหา เพื่อให้สามารถควบคุมและติดตามผลได้ กำหนดระยะเวลา กำหนดระยะเวลาที่ชัดเจน สำหรับแต่ละขั้นตอน ว่าต้องเสร็จสิ้นเมื่อไหร่
- กำหนดทรัพยากรและประเมินทรัพยากรที่จำเป็น เช่น เงินทุน บุคคลอุปกรณ์ ข้อมูล เป็นต้น นำมาวางแผนจัดการทรัพยากรที่เหมาะสม เช่น การจัดทำงบประมาณ การจัดหาบุคลากร เพื่อให้สามารถดำเนินการแก้ไขปัญหาได้อย่างมีประสิทธิภาพ
- วิธีการแก้ไขปัญหา ระบุวิธีการแก้ไขปัญหาอย่างชัดเจน เช่น การใช้เทคโนโลยีใหม่ เปลี่ยนแปลงกระบวนการทำงาน เป็นต้น
- ติดตามการดำเนินการตามแผนปฏิบัติการทุกขั้นตอนและการทำงานตามแผนการแก้ไขปัญหา เพื่อให้ทราบถึงความก้าวหน้าและปัญหาที่อาจเกิดขึ้น
- ประเมินผลและปรับปรุง ประเมินผลการดำเนินการตามแผนปฏิบัติการและปรับปรุงแผนการต่อไปตามผลการประเมิน
3.4 สรุป
การวางแผนการแก้ปัญหาเป็นขั้นตอนสำคัญที่ช่วยให้เราสามารถแก้ไขปัญหาอย่างมีประสิทธิภาพ โดยการกำหนดเป้าหมายที่ชัดเจน แบ่งย่อยปัญหา และการกำหนดแผนปฏิบัติการที่เหมาะสม จะช่วยให้การแก้ไขปัญหาเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและสามารถบรรลุผลลัพธ์ที่ต้องการได้
-------------------------------------------------
สนใจเรื่องราวการแก้ปัญหา (Problems Solving) เพิ่มเติมคลิกที่นี่
การแก้ปัญหา (Problem Solving)-------------------------------------------------